Wednesday, March 14, 2007

mengelola perlengkapan kantor

Mengelola Perlengkapan Kantor

Salah satu tugas paling berat bagi seorang manajer adalah memonitor komputer, furnitur, dan perlengkapan yang lain. Anda bisa menggunakan Visio untuk menampilkan perangkat kantor dalam bentuk layout. Namun, sulit rasanya untuk melihat informasi tentang semua perlengkapan di Visio. Untungnya, Anda bisa menggunakan Excel untuk mengelola data dari Visio.


1. Masukkan Data Perlengkapan pada Visio
Langkah pertama dalam menggunakan Visio dan Excel untuk mengatur perlengkapan kantor Anda adalah dengan memasukkan informasi masing-masing perlengkapan pada Visio. Selanjutnya, Anda bisa mengekspor data tersebut ke Excel untuk analisis lebih lanjut. Masukkan informasi secara mendetail secara lengkap pada pada kotak dialog Custom Properties Visio. Untuk memasukkan properties ke shape gambar Visio: klik shape yang ingin Anda isi propertiesnya. Pada menu Shape, klik Custom Properties. Kotak dialog Custom Properties muncul. Masukkan data pada field yang ada, dan kemudian klik OK.

2. Buat Workbook Excel
Setelah memasukkan data properties, Anda bisa mengekspor data tersebut ke Excel. Setelah mempunyai data pada Excel, Anda bisa melihat informasi mengenai perlengkapan Anda pada satu worksheet, mengatur data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, dan mengubah format data untuk menyorot perlengkapan yang perlu diganti. Untuk mengeskpor properties objek Visio ke Excel: buka workbook baru pada Excel, dan kemudian klik Save pada menu File. Pada field File Name, masukkan nama untuk workbook dan kemudian klik Save. Pada menu File, klik Close untuk menutup workbook. Jangan keluar dari Excel.

3. Ekspor Data Visio ke Excel
Pada Visio, pilih objek yang berisi informasi yang ingin Anda ekspor. Pada menu Tools, klik Export to Database. Kotak dialog Export To Database muncul. Pada daftar Cells to export, klik sel yang tidak ingin Anda ekspor dan kemudian klik Delete. Pada daftar Name, klik Excel Files. Kotak dialog Select Workbook muncul. Cari workbook Excel yang baru saja Anda buat, klik workbook pada field Database Name, dan kemudian klik OK. Kotak dialog Select Workbook ditutup. Pada kotak dialog Export to Database, ketik ItemID pada kotak Field, dan kemudian klik OK. Visio mengekspor data shape Anda ke workbook Excel yang Anda pilih.

4. Masukkan Format Kondisional (1)
Setelah data Visio masuk ke Excel, Anda bisa membuat formula dan formatting yang bisa digunakan untuk mengelola data secara efektif. Salah satu tool yang powerful adalah format kondisional, yang mengubah tampilan data Excel berdasarkan suatu nilai tertentu. Sebagai contoh, lihat worskheet daftar perlengkapan pada gambar, yang menampilkan tanggal pembelian dan penggantian PC di kantor Anda. Tidak mudah untuk melihat komputer mana yang perlu diganti. Worksheet berisi semua informasi yang Anda butuhkan untuk membeli komputer baru.

5. Masukkan Format Kondisional (2)
Anda harus susah payah mencari komputer mana yang telah melewati tanggal penggantian. Namun, akan lebih mudah untuk melihat komputer mana yang perlu diganti jika tanggal yang lewat ditampilkan dalam warna merah.Klik judul kolom yang berisi tanggal penggantian perlengkapan (pada contoh di sini, judul kolom E). Pada menu Format, klik Conditional Formatting. Pada kotak pertama, klik Formula Is. Kotak kedua dan ketiga akan hilang, diganti dengan field untuk memasukkan formula. Ketik =E2
6. Tandai Informasi yang Diperlukan
Pada daftar Color, klik kotak merah, dan kemudian OK dua kali. Excel memasukkan format kondisional ke sel pada kolom E. Tampak jelas bahwa beberapa komputer perlu diganti. (Catatan: pada formula yang Anda masukkan sebelumnya, Anda mengetik E2 sebagai sel acuan. Ini berarti sel referensi bersifat relatif, yaitu bisa bervariasi pada waktu formual di-copy ke sel lain. Jika Anda mengetik referensi sebagai $E$2, itu akan membuat sel referensi bersifat absolut, yang berarti formula akan mengecek nilai pada sel E2 terlepas dari ke manapun formula di-copy.

Tentukan Data yang Disimpan pada Visio
Visio dan Excel merupakan dua program yang powerful, tetapi Anda bisa menggabungkan mereka untuk mengelola perangkat kantor Anda secara efektif. Anda harus menentukan informasi mana yang ingin disimpan di Visio dan mana yang ingin Anda simpan di Excel. Umumnya, Anda harus menyimpan informasi tentang objek itu sendiri, seperti nomor seri, nomor produk pabrikan, dan tanggal pembelian pada Visio. Informasi yang berhubungan dengan kebijakan perusahaan, seperti tanggal suatu perangkat diganti, harus disimpan di Excel. Dengan menyimpan tanggal pembelian, lokasi fisik, dan melacak informasi perangkat kantor Anda pada Visio, Anda mengelola inventaris fisik. Pada waktu mengekspor data perlengkapan ke Excel, Anda bisa lebih mudah melihat tanggal penggantian.

0 Comments:

Post a Comment

Subscribe to Post Comments [Atom]

<< Home